这使您可以控制收件箱，而不是让它控制您。采用批处理方法：Newport 建议采用批处理，而不是在电子邮件到达时不断检查和回复电子邮件。这意味着您可以在指定的电子邮件时间内分组处理电子邮件。有效地确定它们的优先级并处理它们，减少全天的来回和干扰。使用艾森豪威尔矩阵将电子邮件分为四个象限：紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。专注于前两类以最大限度地提高生产力。
纽波特建议从“收件箱清 柬埔寨电报号码 零”的心态转变为“以流程为中心”的模型。这意味着专注于有效处理电子邮件，而不一定要清空收件箱。根据重要性和紧急程度对电子邮件进行优先级排序，并存档或删除那些不需要操作的电子邮件。此外，如果您定期取消订阅不相关的邮件列表并设置过滤器以自动将电子邮件分类到文件夹中，这也会有所帮助。这样可以减少音量并确保重要消息脱颖而出。将电子邮件用作工具，而不是任务：根据纽波特的说法，电子邮件应被视为满足特定通信需求的工具，而不是其本身的任务。
有意识地使用它来协调项目、共享信息和做出决策。避免使用电子邮件进行其他通信工具或面对面会议可以更好地服务的讨论或对话。设定清晰的界限：围绕与同事和客户的电子邮件沟通建立清晰的期望和界限。让其他人知道您的电子邮件回复时间以及他们何时可以收到您的回复。这减轻了持续可用和响应的压力。另外，鼓励同事注意抄送或发送电子邮件的对象，仅供参考。这可以帮助减少收件箱中的电子邮件量并防止不必要的信息过载。