减少团队摩擦：为什么电子邮件并不总是最好的工具
Posted: Thu Jan 16, 2025 9:09 am
在马斯洛的名言中，只有锤子的人将一切视为钉子。所以锤子始终是解决方案。似乎许多知识工作者的工具箱也仅限于一种似乎可以解决许多问题的工具：电子邮件。您可以在本文中了解为什么情况并非如此以及如何解决该问题。
在团队或项目中就使用哪些资源以及何时使用达成一致。为每项任务选择最佳工具。
通过电子邮件发送反馈就像在墙上钉螺丝一样
如果你把螺丝钉进墙上，通常也能起到同样的作用。您只需将螺钉尖端敲入墙壁即可轻松启动。然后你用力敲击，突然螺丝周围的墙壁开始崩塌。结果是螺钉悬垂处的孔太大。这需要恢复。
如果电子邮件使用不当，您也会有同样的感觉。示例：您将与团队成员一起进行演示。那名队员显然毫无准备，胡乱凑合。因此，目前尚未达成任何协议。预约结束后，您必须快速行动，因此晚上您起草了一封包含反馈的电子邮件。该反馈并未得到很好的接受。您的团队成员因严重的私人情况而无法准备，但仍想帮助您进行演示。最终，各种电子邮件来来回回，直到其中一个人决定拿起电话解决这个问题。一切都在五分钟的谈话中弄清楚了。如果你没有发邮件而是直接打电话，那么你就一次性完成了。
廉价通讯有多贵？
与一大群人交流比以往任何时候都容易。电子邮件立即发送。代替一个人，将十个人排在“to”队列中，并在“CC”队列中添加一些共同读者，这并不是一件容易的事。无论您身在何处，只需使 萨尔瓦多 WhatsApp 用最基本的智能手机即可实现这一点。如果您输入大量文本，电子邮件不会变得更加昂贵。事实上，对你来说，用力打字通常比写一封紧凑且经过深思熟虑的电子邮件更快、更容易。
当收件人开始处理该电子邮件时，真正的成本才会出现。在永不消亡的视频业务实践中， 您会看到一个很好的例子，说明电子邮件通信如何从一封电子邮件增加到 61 封电子邮件。再加上一些情绪，电子邮件和激烈的团队成员的数量就会很高。
你的工具箱有多满？
在施工中存在工具箱会议这样的事情。工头把团队召集在一起，爬上他的工具箱，解释一些与每个人都相关的事情。例如，针对最近发生的事故或新的工作方法的一些事情。然后每个人都以知情的方式返回工作岗位，以便更安全、更好地工作。在办公环境中多久讨论一次“工具”或智能工作方法？
通常，爱好者对他们的工作非常精确。他们像建筑专业人士一样重视自己的职业，希望拥有正确的工具并正确使用它们。在许多团队中，有一些人在找到合适的程序之前使用过许多思维导图程序，而他们旁边的团队成员并不熟悉整个思维导图现象。
有些公司选择合适的租赁汽车可能需要数周的准备时间。但作为标准提供的硬件和软件，以及您每天至少查看八小时的硬件和软件，都是“正常”使用的。
关于工具的团队协议
项目的开始是一个很好的时机，除了所有实质性的规划事务外，还可以花时间在用于运行项目的资源上。团队或者部门也可以这样做，这样日常的各种摩擦都可以得到解决。此外，它还让那些花时间和精力在工作工具上的人有机会帮助其他人更好地完成工作，并改善互动和协作。由于协议而减少摩擦和阻力。然后注意力就可以集中在它所属的地方：项目本身。
您想要达成一致的内容因项目而异，并且取决于团队成员。值得讨论的项目可能包括：
您使用哪种沟通方式以及何时使用？例如：您在团队网站（例如 Basecamp）上发布消息。如果有任何紧急情况，则可以使用 Slack 以及相关渠道。非常紧急：打电话。或者，根据喜好：WhatsApp。了解什么对每个人都有效，可以最大限度地减少干扰，同时仍然能够足够快地进行协作。
您期望彼此的响应时间和可达性如何？谁做兼职？最少的实际存在是否有用？如果是这样：多少以及何时？
您在哪里分享任务和进度？您是否使用诸如上述 Basecamp 之类的协作空间？还是体式？
您多久以及如何就哪些事项进行咨询？每天短暂的登记入住？每周一起开球？想要现场出席、GoToMeeting 或通过电话出席吗？视频通话时摄像头开/关有何协议？
您如何分享文件和工作进展？ OneDrive、Google Drive、Dropbox、GitHub？这样的一个地方应该能做什么呢？
通过一些简单的协议，您可以防止这些类型的问题在发生摩擦时成为问题。通过安排好这些基础知识，可以减少出现麻烦的机会。减少摩擦和阻力，更好地使用适合您想要实现的目标的工具。
在团队或项目中就使用哪些资源以及何时使用达成一致。为每项任务选择最佳工具。
通过电子邮件发送反馈就像在墙上钉螺丝一样
如果你把螺丝钉进墙上，通常也能起到同样的作用。您只需将螺钉尖端敲入墙壁即可轻松启动。然后你用力敲击，突然螺丝周围的墙壁开始崩塌。结果是螺钉悬垂处的孔太大。这需要恢复。
如果电子邮件使用不当，您也会有同样的感觉。示例：您将与团队成员一起进行演示。那名队员显然毫无准备，胡乱凑合。因此，目前尚未达成任何协议。预约结束后，您必须快速行动，因此晚上您起草了一封包含反馈的电子邮件。该反馈并未得到很好的接受。您的团队成员因严重的私人情况而无法准备，但仍想帮助您进行演示。最终，各种电子邮件来来回回，直到其中一个人决定拿起电话解决这个问题。一切都在五分钟的谈话中弄清楚了。如果你没有发邮件而是直接打电话，那么你就一次性完成了。
廉价通讯有多贵？
与一大群人交流比以往任何时候都容易。电子邮件立即发送。代替一个人，将十个人排在“to”队列中，并在“CC”队列中添加一些共同读者，这并不是一件容易的事。无论您身在何处，只需使 萨尔瓦多 WhatsApp 用最基本的智能手机即可实现这一点。如果您输入大量文本，电子邮件不会变得更加昂贵。事实上，对你来说，用力打字通常比写一封紧凑且经过深思熟虑的电子邮件更快、更容易。
当收件人开始处理该电子邮件时，真正的成本才会出现。在永不消亡的视频业务实践中， 您会看到一个很好的例子，说明电子邮件通信如何从一封电子邮件增加到 61 封电子邮件。再加上一些情绪，电子邮件和激烈的团队成员的数量就会很高。
你的工具箱有多满？
在施工中存在工具箱会议这样的事情。工头把团队召集在一起，爬上他的工具箱，解释一些与每个人都相关的事情。例如，针对最近发生的事故或新的工作方法的一些事情。然后每个人都以知情的方式返回工作岗位，以便更安全、更好地工作。在办公环境中多久讨论一次“工具”或智能工作方法？
通常，爱好者对他们的工作非常精确。他们像建筑专业人士一样重视自己的职业，希望拥有正确的工具并正确使用它们。在许多团队中，有一些人在找到合适的程序之前使用过许多思维导图程序，而他们旁边的团队成员并不熟悉整个思维导图现象。
有些公司选择合适的租赁汽车可能需要数周的准备时间。但作为标准提供的硬件和软件，以及您每天至少查看八小时的硬件和软件，都是“正常”使用的。
关于工具的团队协议
项目的开始是一个很好的时机，除了所有实质性的规划事务外，还可以花时间在用于运行项目的资源上。团队或者部门也可以这样做，这样日常的各种摩擦都可以得到解决。此外，它还让那些花时间和精力在工作工具上的人有机会帮助其他人更好地完成工作，并改善互动和协作。由于协议而减少摩擦和阻力。然后注意力就可以集中在它所属的地方：项目本身。
您想要达成一致的内容因项目而异，并且取决于团队成员。值得讨论的项目可能包括：
您使用哪种沟通方式以及何时使用？例如：您在团队网站（例如 Basecamp）上发布消息。如果有任何紧急情况，则可以使用 Slack 以及相关渠道。非常紧急：打电话。或者，根据喜好：WhatsApp。了解什么对每个人都有效，可以最大限度地减少干扰，同时仍然能够足够快地进行协作。
您期望彼此的响应时间和可达性如何？谁做兼职？最少的实际存在是否有用？如果是这样：多少以及何时？
您在哪里分享任务和进度？您是否使用诸如上述 Basecamp 之类的协作空间？还是体式？
您多久以及如何就哪些事项进行咨询？每天短暂的登记入住？每周一起开球？想要现场出席、GoToMeeting 或通过电话出席吗？视频通话时摄像头开/关有何协议？
您如何分享文件和工作进展？ OneDrive、Google Drive、Dropbox、GitHub？这样的一个地方应该能做什么呢？
通过一些简单的协议，您可以防止这些类型的问题在发生摩擦时成为问题。通过安排好这些基础知识，可以减少出现麻烦的机会。减少摩擦和阻力，更好地使用适合您想要实现的目标的工具。