采用纸质文件流程，公时接收。大多数情况下，这些问题在会计师、快递员和销售经理层面得到解决。因此，纸质原件并不总能在报告期结束前送达会计师。如果检查的话，可能会导致罚款和其他麻烦。
对于电子文档管理：
原始文件立即交付。不需要邮资、快递员或经理。不存在任何延误或相关问题。
公司负责人可以随时检查文件的准确发送和接收时间。如果出现与缺乏重要文档相关的问题，员工没有机会将错误责任归咎于“邮件性能不佳”和其他外部因素。公司员工自己也明白这一点。因此，实施该系统后，文件发送/接收的延迟和问题变得极为罕见。
通过电子文档管理来实现合作，双方都需要使用连接到某个文档管理平台的软件。或者，作为一种选择，一方或双方可以直接在服务中工作以发送和接收文档。
电子签名
为了组织文件的电子交换，需要高度的安 亚洲赌博数据 全和保护。所有电子文档管理服务都使用安全连接、数据加密，并使用电子数字签名来确认所发送文档的真实性。
数字签名是一种特殊的“电子密钥”，它通过对用户证书和电子文档中的数据进行数学处理来创建唯一的数字代码。公共证书用于验证和确认签名。并用于生成（签名）-用户的个人机密“密钥”。
文档流转平台（服务）
如今，有多种平台提供文档管理服务。这些是 Directum、ELMA、DocsVision、WSS Docs、E-COM、Diadok 等。它们都执行大致相同的功能：
接收来自用户的电子文档。
发送到收件人的帐户中，或者如果收件人使用其他服务，则转移到指定的系统。
记录有关文件和货运的数据。