Победители ежедневных заданий, которые всегда могут сделать больше

[mojafa1471]

Административный ассистент выводит работу исполнительных ассистентов на более высокий уровень. Они в основном охватывают все, что делает EA, и готовы пройти лишнюю милю. В отличие от исполнительных ассистентов, административные ассистенты больше вовлечены в выполнение повторяющихся общих офисных задач. Таким образом, они обслуживают весь офис во всех отделах. Будь то ведение записей или контроль коммуникаций, от административных ассистентов ожидают, что они будут главными планировщиками.

Однако время от времени административный помощник ждет указаний от высокопоставленного руководителя, чтобы выполнить свои задачи. Вот краткое изложение ежедневных обязанностей административного помощника.

Базовый бухгалтерский учет и ежедневные административные задачи

Управление офисным оборудованием

Обработка коммуникаций с бизнес-клиентами ресурс whatsapp для ямайки (включая телефонные звонки и электронную почту)

Приветствие гостей, посещающих офис

Помощь в решении вопросов клиентов лично

Ведение корпоративных календарей и учетных записей электронной почты

Организация файлов для определенного отдела

Помощь в управлении проектами

Обеспечение чистоты в офисных помещениях

Управление запасами

Планирование небольших мероприятий

Совет профессионала: должности как исполнительных помощников, так и административных помощников имеют описательные обязанности, которые могут быть сложными для команды по найму. Поэтому всегда указывайте ключевые обязанности в описании работы, чтобы встретить подходящих кандидатов.

Главное различие между помощником руководителя и административным помощником заключается в уровне поддержки. По сравнению с административными помощниками, помощники руководителя пользуются большей автономией, поскольку их обязанности предопределены и не требуют одобрения со стороны старших руководителей .

Наем помощника руководителя или административного помощника — на какие навыки и квалификации следует обращать внимание?
Наем помощника руководителя или административного помощника — на какие навыки и квалификации следует обращать внимание?

К настоящему моменту у вас есть четкое представление о том, что ожидается от исполнительных и административных помощников. Несомненно, обе роли имеют много общего. Таким образом, очевидно, что навыки и квалификации, которые следует учитывать при найме исполнительного помощника или помощника руководителя, более или менее схожи. С другой стороны, есть некоторые отличительные навыки, которые могут принести гораздо больше пользы.

Для должности исполнительного помощника идеальный кандидат должен быть:

Технически подкованный, с солидным опытом работы с различными инструментами

Хорош в исследованиях, чтобы быстро находить факты и необходимую информацию.

Многозадачный человек с отличными навыками управления временем, способный справляться со сложными графиками

Превосходные навыки общения с высшим руководством, внутренними и внешними заинтересованными сторонами

Аналитически мотивирован для оценки ситуации и выработки важных идей

Достижение прямых стратегических целей бизнеса, поддержка руководителей высшего звена

Для сравнения, потенциально хороший административный помощник должен иметь:

Отличный этикет, позволяющий произвести неизгладимое впечатление на гостей и клиентов.

Гибкость адаптации к работе с новыми технологиями

Уверенность в том, что вы станете надежным офисным менеджером

Внимание к деталям для минимизации ошибок, подготовки отчетов и повышения эффективности

Безупречные навыки решения проблем, позволяющие справляться с непредвиденными ситуациями

Хорошие знания по обслуживанию офисного оборудования

Что касается академической квалификации, то здесь нет никаких правил. Можно попасть в профиль административного помощника с дипломом средней школы. Однако некоторые организации предпочитают большую зрелость и приверженность. Поэтому степень бакалавра может быть необходима, особенно для должности помощника руководителя.

Как и в случае с образованием, нет никаких ограничений для предыдущего опыта работы. Любой, кто разбирается в технологиях, следит за деталями и стремится к совершенству, может вписаться в роль помощника руководителя или административного ассистента. По сути, некоторые кандидаты начинают свою карьеру в качестве административного ассистента и постепенно продвигаются до должности помощника руководителя. Таким образом, они становятся более надежными и становятся незаменимыми для бизнеса.